Se você também sente que a tua produtividade seria melhor se não fossem as interrupções da vida, há um método bem simples que pode ser uma mão na roda para gerenciar seu tempo e contornar as distrações.
O Método Pomodoro, já ouviu falar?
Criado pelo italiano Francesco Cirillo no final da década de 80, o método nada mais é que um “esqueminha” pra você aprender a gerenciar seu tempo – e as distrações.
Resumidamente, a técnica consiste em dividir a tarefa em blocos de 25 minutos e, entre esse tempo de produção, reservar 5 minutos para o descanso.
Digamos que você precise escrever um relatório complicadÃssimo para sua chefia. O método sugere que você cronometre exatamente 25 minutos. Nesse tempo, você não deve ser interrompido por nada, desligue celular, avise os colegas de trabalho, concentre-se e escreva.
Assim que o cronômetro apitar, você deve tirar 5 minutos de intervalo para “descansar” o cérebro. Passado o tempo de descanso, você volta a cronometrar 25 minutos e retoma a tarefa até que ela seja concluÃda.
O Pomodoro vai funcionar dessa maneira por até 4 ciclos, ou seja, por 4 vezes você cronometra 25 minutos de produção e 5 minutinhos de descanso. A partir do quinto ciclo, o intervalo de descanso deve aumentar para 15 até 30 minutos.
Segundo Cirillo, dividir a tarefa nesses blocos será mais fácil se permitir ficar “isolado do mundo”, sem se envolver nas distrações. Basicamente é igual reiniciar o computador quando ele está querendo travar.
O método Pomodoro, que recebeu esse nome pois “Pomodoro” em italiano significa “tomate” – e esse era o formato do timer usado por Cirillo para cronometrar o tempo –  exige disciplina pois é indicado que se siga as regras corretamente.
Ou seja, se no meio dos 25 minutos surgiu um imprevisto, anote e só realize a tarefa quando os primeiros 25 minutos terminarem. Caso seja interrompido, é necessário reiniciar a contagem, nada de começar de onde parou.
Mas você pode, sim, adaptar esse esqueminha para sua realidade. Em trabalhos que precise usar a criatividade, por exemplo, onde as ideias não aparecem no prazo estipulado, você pode aumentar ou diminuir o tempo desses blocos e ir adaptando a técnica à sua vida.
Passo a Passo do “Método Pomodoro”
1. Defina a tarefa a ser realizada.
2. Cronometre 25 minutos (há vários aplicativos especÃficos para o “Pomodoro”) e comece a realizá-la. Avise à todos para não ser interrompido, mantenha-se longe das “tentações” externas e concentre-se.
3. Passado os 25 minutos, tire um descanso de 5 minutos. Tome um café, alongue-se, distraia a mente.
4. Continue com a execução da tarefa. Coloque novamente 25 minutos. Dado o tempo, descanse novamente por 5 minutos.
5. Faça esse ciclo por no máximo 4 vezes. No quinto ciclo, o tempo de descanso deve ser de 15 a 30 minutos.
6. Continue usando a técnica até que a tarefa seja concluÃda.
Os males da distração
Pode parecer assunto de “braço curto da firma”, mas ser interrompido durante a execução de uma tarefa ocasiona uma perda considerável na sua produtividade e no seu desempenho.
Segundo o estudo publicado no site Gallup e coordenado por Gloria Mark, professora da Universidade da California, quando você é obrigado a interromper uma tarefa, é possÃvel que leve cerca de 23 minutos para que seu cérebro retome a atividade e dê continuidade ao que estava fazendo.
Ou seja, para cada telefone que você atende, cada perguntinha feita à você por um colega, te atrasa quase meia hora. O estudo ainda revela que as interrupções podem aumentar sua irritabilidade, ansiedade, frustração, estresse e sua taxa de esforço.
E não para por aÃ. Este artigo, publicado no Chicago Tribune, ainda revela algo mais assustador. Essas paradinhas não programadas são capazes de diminuir o seu QI em até 50% durante a atividade.
Para ilustrar bem essa situação, podemos citar outro estudo, publicado no site da American Psychological Association, onde é afirmado que uma pequena distração por menos de 3 segundos foi capaz de fazer uma pessoa cometer o dobro de erros durante uma tarefa quando comparado à pessoas que não foram interrompidas.
Em contrapartida, conseguir ficar alheio à tudo e focar ininterruptamente não é uma boa saÃda, alertam os mesmo estudos. Não dar um descanso para a cachola pode acarretar no que os cientistas chama de “Fadiga de Atenção“.
Como o nome sugere, a fadiga de atenção é quando nosso cérebro fica fadigado, cansado pelo excesso de foco e atenção dada a uma determinada atividade. Com esse cansaço, sua produtividade e empenho também ficam comprometidos.
